Was bedeutet die IT-Struktur im Unternehmen?
Die IT-Struktur im Unternehmen zeigt uns, wie digitalisiert eine Firma tatsächlich ist. Außerdem schafft die Digitalisierung neue Kundenbedürfnisse, -verhalten und Geschäftsmodelle für Unternehmen. Durch die Verbreitung digitaler IT-Infrastrukturen wird Digitalisierung ermöglicht, dazu gehören Netzwerke, Computer und Smartphones. Desto digitalisierter ein Unternehmen ist, desto bessere IT-Infrastruktur besitzt sie, und erfüllt dadurch das Omni-Chanel Prinzip.
Richtig Digitalisieren
Auch gibt es selektive Digitalisierung für die IT-Struktur im Unternehmen. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Unternehmensziele hat bedeutet dies, dass nur einzeln ausgewählte und isolierbare Aspekte innerhalb eines Unternehmens digitalisiert werden. Jedoch muss auch bedacht werden, dass selektive Digitalisierung nur zu einer partiellen moderneren IT-Infrastruktur verhilft. Dies macht ein Unternehmen aber nicht zu einem digitaleren Unternehmen. Heutzutage ist es keine Frage mehr, ob Unternehmen sich Digitalisieren möchten, sondern wie Unternehmen sich digitalisieren. Die Marktbedingungen ändern sich kontinuierlich durch die voranschreitende Digitalisierung. Auf dieses Verhalten müssen Unternehmen in der Lage, sein zukunftsgerichtet reagieren zu können. Unternehmen müssen Ihre Handlungsfelder- und Aspekte identifizieren können, um diesen kontinuierlichen Anpassungsprozess mitzuhalten. Dies kann im Umfang einer vollständigen Digitalisierung erfolgen, oder einer selektiven Digitalisierung, in der man sich allerdings permanent Anpassen muss.
Aber was sind denn die Handlungsfelder der Digitalisierungsaspekte?
Natürlich steht an erster Stelle das Geschäftsmodell: Neue Technologien bieten neue Potenziale, wie zum Beispiel in der Effizienzsteigerung oder neue Prozesse und Dienstleistungen. Aber auch die Aufbauorganisation ist sehr wichtig, welche zum Beispiel die Informationsverteilung im Unternehmen beinhaltet. Als nächster Baustein kommen die Mitarbeiter und deren Digitaler Kompetenzen. Immer häufiger übersteigen die Kompetenzen von Mitarbeitern die der Führungskräfte, welches natürlich bedeutet, dass die Mitarbeiter eine der wichtigsten Komponenten bei Digitalisierungs-Vorhaben sind. Hier ist wichtig zu beachten, dass das Know-How, Nutzbarmachung; aber auch die Akzeptanz neuer Technologien/Systeme bei den Mitarbeitern richtig läuft. Hinzu kommt dann noch die Basis und Mittel, um Digitalisierungsvorhaben umzusetzen: IT-Infrastruktur und Betrieb, Digitale Technologien, Ablauf- und Prozessorganisation, sowie die richtige Strategie.
Was braucht jedes Unternehmen an IT-Struktur? Gibt es in den Firmen individuelle Strukturen, die man benötigt?
Natürlich hat ein normales Restaurant nicht dieselbe IT-Struktur wie eine Arztpraxis. Es gibt für die meisten Branchen Branchenspezifische Software, insbesondere bei mittleren bis Großen Unternehmen. Spezielle Branchenspezifische Softwarelösungen wird verwendet, um genau abgestimmt auf die Branche arbeiten zu können. Zum Beispiel haben Arztpraxen, IT-Unternehmen oder Restaurants alle sehr individuelle Arbeitsprozesse, wofür es dann branchenspezifische Lösungen gibt, um diese Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Pro Branche gibt es also eigene Softwarenutzung mit denen man Kundenbedürfnisse befriedigen oder Arbeitsabläufe effizient realisieren kann. Abseits davon gibt es trotz all dem Immer noch IT-Strukturen, bei denen jedes Unternehmen dieselbe IT-Struktur braucht: Kommunikationsmittel wie zum Beispiel E-Mail, Teams oder Telekommunikation.
Datenbereitstellung für reibungslose Abläufe
Auch die Datenbereitstellung zur Gewährleistung der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern ist ein sehr wichtiger Aspekt in jedem Unternehmen, da es durch Zeitersparnis sehr hohe Kosten reduzieren kann. Unter Datenbereitstellung versteht man einen gemeinsamem Datensatz, welchen man für gemeinsamen Projekte nutzt, um Fehleranfälligkeiten zu reduzieren und dadurch effizienter zu arbeiten. Insbesondere muss die Sicherheit der internen Daten sichergestellt werden, wobei auch der Zugriffsschutz für die Kundendaten nicht fehlen darf. Auch kann man Strukturen schaffen, die bei der Repräsentation des Unternehmens nach außen hilfreich sind. Darunter können einheitliche E-Mail-Signaturen, oder auch die Corporate Identity fallen. Auch sorgen klare Verantwortungsstrukturen betriebsintern unter den Mitarbeitern für mehr Effizienz und schnellere Ergebnisse.
Verantwortungsstrukturen für mehr Effizienz
Unter einer Verantwortungsstruktur versteht man, dass jeder im Unternehmen sich seiner Verantwortung und den Aufgaben bewusst ist. Dadurch kommt es zu weniger Unterbrechungen im Workflow, da zum Beispiel wiederholtes Nachfragen oder Anfragen bei den Geschäftsführern außenvor bleibt. Man sieht jedoch immer wieder, dass es bei dem Strukturaufbau nicht nur um bessere Ausstattung geht sondern auch darum, ob die Mitarbeiter mit diesen IT-Strukturen und der Ausstattung umgehen können. Mitarbeiter müssen den Weg kennen und sich diesen IT-Strukturen bewusst sein, um diese auch optimal nutzen zu können. Dies bringt uns auch schon zum nächsten Thema: Wie lernen Mitarbeiter die Soft- und Hardwarestrukturen richtig zu verwenden?
Wie sieht eine Mitarbeiterschulung aus und was bewirkt sie genau?
Unsere Mitarbeiterschulungen sind folgendermaßen aufgebaut: Mit den Prozessverantwortlichen werden zuerst die Inhalte der geplanten IT-Struktur abgeglichen. Daraufhin werden Termine in mittelgroßen Gruppen geplant. In den Gruppen werden Prozesse dargestellt, und Fragen der Mitarbeiter beantwortet. Dies kann in einem Workshop, oder an einem Weiterbildungstag geschehen, abhängig davon wie viel gelernt werden muss, beziehungsweise auch wie schnell Ihre Mitarbeiter lernen. Das Resultat der Mitarbeiterschulungen, ist das Sie mit ihrer IT-Struktur im Unternehmen, also die Betriebssoftware und Hardware perfekt umgehen können, umso effizient wie möglich arbeiten zu können.
Ziele betrieblicher Informationssysteme: „Must have”-Strukturen, die für jedes Unternehmen empfohlen werden
Zum einen sind schnellere und bessere Gestaltung von betrieblichen Abläufen, sowie einem strategischen Wettbewerbsvorteil (Innovation) die wichtigsten Ziele von betrieblichen Informationssystemen. Zu den „Must have“ IT-Strukturen, die wir jedem Unternehmen empfehlen sind Kommunikationsstrukturen. Dazu gehören Beispielsweise Emails oder Telekommunikationssysteme, gepaart mit exzellenten Datenzugriffen mit entsprechendem Datenschutz.
Kann man klare Unterschiede zwischen einer guten und schlechten IT-Struktur erkennen? Woran erkenne ich als Unternehmer, ob der Arbeitsplatz gut ausgebaut ist für meine Mitarbeiter und die Firma auf dem neusten Stand sind?
Man kann sehr deutlich Unterschiede von guten und schlechten Unternehmen erkennen. Beim Thema Datennutzung ist es optimal, wenn in der Firma eine gemeinsame Datennutzung möglich ist. Verteilte Daten sind in Firmen von großem Nachteil, da sich sonst alle Mitarbeiter untereinander für jeden Datenzugriff untereinander absprechen müssen. Dies verschwendet wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter, und somit auch die des Unternehmens. Auch an der Corporate Identity kann man sehen, ob die IT-Struktur gut aufgestellt ist. Ob der Onlineauftritt der Firma professionell und einheitlich gehalten wird, kann man ganz einfach am Beispiel von einheitlichen E-Mail-Signaturen sehen. Ein ebenfalls eindeutiges Zeichen ist die Verfügbarkeit von Hard- und Software: Wie schnell ist die Hardware einsatzbereit, wenn es darauf ankommt? Und wie flexibel ist die Firma für Situationen wie Mitarbeiterzuwachs oder Kundenanforderungen aufgestellt?
Welche IT-Struktur empfehlen Sie in Pandemie Zeiten für ein Ausfallsicheres Homeoffice?
Kommunikation und geschützter Datenzugriff in der Arbeitsumgebung sicherstellen hat die größte Priorität zu Pandemie Zeiten.
Noch Fragen?
Jedes Unternehmen hat seinen eigenen IT-Struktur Bedarf und eigene Unternehmensziele: lassen Sie sich gerne von unserem Team beraten und informieren Sie sich über unsere Website.
